Die BelegBox kann XML-Rechnungen folgender Formate verarbeiten:
- ZUGFeRD-Rechnungen
- ebInterface (ab Versionen 4.1, 5.0, 6.0, 6.1)
- XRechnung
- FacturX
Die Unterscheidung zwischen PDF-Belegen, XML-Belegen, XML-Belegen plus PDF und PDF-Belegen mit integrierten XML-Daten nimmt die BelegBox beim Upload vollautomatisch und selbstständig vor.
Als Anwender der BelegBox laden Sie diese einfach über den gewohnten Weg in die BelegBox hoch.
Sie können darüber hinaus in jedem Fibu-Belegkreis alle Varianten uneingeschränkt und kombiniert verwenden. Insbesondere beim Eingang von Eingangsrechnungen, bei denen die technische Form der Ausstellung dem Lieferanten obliegt, können Sie jede Variante im selben Belegkreis/Buchungsblock verwenden.
Sie können in der Fibu auch ungeachtet der technischen Form der Belege diese in der gewohnten Reihenfolge (Sortierung) verbuchen.
Ihr Vorteil von XML-Daten
Beim herkömmlichen Auslesen von PDF-Dateien über den OCR-Scan ist das Ergebnis (Qualität und Umfang der Daten) abhängig von der Scanqualität sowie dem Beleglayout. XML-Daten sind hingegen eindeutig, unabhängig von der Layout-Gestaltung und Druck- oder Scanqualität, daher entsprechend hochwertig im Ergebnis.
Upload nur XML-Datei
Steht Ihnen die Rechnung nur im XML-Format zur Verfügung, können Sie diese in gleicher Vorgehensweise wie bei pdf-Belegen hochladen.
Die BelegBox unterscheidet diese selbständig und automatisch beim Upload von anderen Belegen.
Damit Sie beim Buchen die Werte prüfen können erzeugt die BelegBox automatisch ein einfaches, tabellarisch aufgebautes pdf, dass für die Anzeige verwendet wird.
Upload XML-Datei plus pdf-Datei
Die Zusammengehörigkeit der beiden Dateien wird am Dateinamen erkannt. Diese muss (ausgenommen der Dateiendung) ident sein. Pro Beleg müssen eine XML-Datei und eine pdf-Datei vom Aussteller bereitgestellt werden.
PDF-Belege und Belege mit PDF plus XML-Datei können gemischt markiert und auf die Uploadkachel gezogen werden.
Beim Upload prüft die BelegBox selbständig anhand der Dateinamen, ob im Upload enthaltene XML- und pdf-Dateien zusammengehören und führt diese entsprechend zusammen. Der kombinierte Beleg wird dann automatisch anhand der XML-Daten (anstatt OCR-Scan) indexiert.
Upload xml-Datei mit integrierten XML-Daten (è ZUGFeRD)
Die BelegBox erkennt dieses Dateiformat automatisch und entnimmt die Indexdaten aus den integrierten XML-Daten, für die Anzeige wird das pdf verwendet.
Erkennbar sind Belege im ZUGFeRD-Format am Belegkopf, wenn Sie diese über die BelegBox oder Ihren pdf-Viewer zur Anzeige öffnen:
Anzeige AI-Hakerl bei XML-Belegen
In der Belegbearbeitung können Sie bei allen Belegen prüfen, ob die Verarbeitung mit Hilfe der KI erfolgreich verlaufen ist. Bei XML-Belegen wird ein grünes Hakerl angezeigt, sobald die XML-Daten ausgelesen wurden.
Indexdatenvorschlag aus dem Format ZUGFeRD
Belegdatum
Rechnungs-/Offene Posten-Nummer
UID-Nummer Empfänger/Aussteller
Bruttobetrag
Nettobetrag
Steuerschlüssel für Belege des Kategorie-Typs „Ausgangsrechnungen“ und „Eingangsrechnungen“, sofern Steuersatz ungleich Null und nur ein Steuersatz enthalten.
Indexdatenvorschlag aus dem Format ebInterface
Belegdatum
Rechnungs-/Offene Posten-Nummer
UID-Nummer Empfänger/Aussteller
Bruttobetrag
Nettobetrag
Steuerschlüssel für Belege des Kategorie-Typs „Ausgangsrechnungen“ und „Eingangsrechnungen“, sofern Steuersatz ungleich Null und nur ein Steuersatz enthalten.
Buchungstext für Belege des Kategorie-Typs „Ausgangsrechnungen“ und „Eingangsrechnungen“ (Empfänger bzw. Aussteller).